ZUGFeRD.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland und ist ein einheitliches Rechnungsformat, das in der Wirtschaft eingesetzt werden kann. Es ist nicht nur EU-weit, sondern auch international kompatibel. ZUGFeRD wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt, erfreut sich also breiter Unterstützung.

Technisch gesehen ist ZUGFeRD ein sogenanntes Hybridformat, denn es besteht aus 2 inhaltlich identischen Bestandteilen: einem PDF und einer eingebetteten XML-Datei. Das PDF ist die vom Menschen lesbare, visuelle Darstellung der Rechnung. Verwendet wird ein PDF/A-3, das für die Langzeitspeicherung geeignet ist, so dass die e-Rechnung auch am Ende der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist noch lesbar ist.

Die XML-Datei ist der Teil der Rechnung, der strukturierte Daten enthält, somit maschinenlesbar ist und automatisch weiterverarbeitet werden kann. Hierbei handelt es sich um das sogenannte W3CXML, das auf dem internationalen Standard UN/CEFACT Cross Industry Invoice basiert – eine wichtige Voraussetzung für die internationale Kompatibilität von ZUGFeRD.

In ZUGFeRD gibt es verschiedene Profile. Dabei handelt es sich nicht um technische Eigenschaften des Formats, sondern die Profile bestimmen den Umfang der Daten, die mit der elektronischen Rechnung übermittelt werden.

  • Basic enthält rudimentäre strukturierte Daten (Kopf- und reduzierte Positionsdaten, Freitext) und ermöglicht die Buchung und Einleitung des Zahlungsverkehrs einfacher Rechnungen.
  • Comfort enthält alle rechnungsrelevanten Pflichtfelder nach §14 des Umsatzsteuergesetzes, nach Absprache auch Bestellnummern und Kontierungsdaten. Dieses Profil erlaubt die automatisierte, systemgestützte Rechnungsprüfung.
  • Extended umfasst alle im ZUGFeRD-Datenmodell abgebildeten Daten. Die tatsächlich verwendeten Datenfelder sind jedoch vom jeweiligen Geschäftsprozess abhängig und sollten auch nicht unnötig aufgebläht werden. Branchenspezifische Erweiterungen sind in diesem Profil ebenfalls möglich.

Was sind die Vorteile?

  • ZUGFeRD Rechnungen sind durchsuchbar und entsprechen allen gesetzlichen Anforderungen zur Revisionssicherheit (PDF/A-3 Format dient als Format zur Langzeitarchivierung)
  • Es ist weder ein eigenes technisches Protokoll zur Übermittlung vorgeschrieben, noch ist eine vertragliche Vereinbarung zwischen beiden Parteien nötig
  • Rechnungen lassen sich auf diversem elektronischen Weg (E-Mail, Download etc.) austauschen
  • Zahlungsabläufe lassen sich automatisieren und vereinfachen, während Fehler durch die manuelle Daten- und Belegerfassung wegfallen
  • Buchungsvorgänge vereinfachen sich
  • Extended umfasst alle im ZUGFeRD-Datenmodell abgebildeten Daten. Die tatsächlich verwendeten Datenfelder sind jedoch vom jeweiligen Geschäftsprozess abhängig und sollten auch nicht unnötig aufgebläht werden. Branchenspezifische Erweiterungen sind in diesem Profil ebenfalls möglich.

Wie funktioniert ZUGFeRD in B-A-U Software?

  • Die Eingangsrechnungen werden durch scannen von Inbox (z.B. invoices@kunde.com) zu einem Sammelordner hinzugefügt
  • Der Sammelordner kann auch von dritten Anbietern mit Rechnungen gefüllt werden
  • Die Eingangsrechnungen können nun mithilfe der automatisierten Buchungsmaske mit der originalen PDF Rechnung überprüft und gebucht werden, sicher und performant
  • Falls die Rechnung mehrere Positionen mit unterschiedlichen Kostenstellen oder auch die einzelnen Positionen auf mehrere Kostenstellen verbucht werden sollen, öffnet sich der entsprechenden Anzahl von Buchungsmasken
  • Wir unterstützen alle ZUGFeRD Profile